GUIA DE FERRAMENTAS ESSENCIAIS PARA UMA ORGANIZAÇÃO!

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Que tal aprender sobre as principais ferramentas que usamos aqui na Gestão Ativa Júnior?

Fizemos um guia para te ajudar a usar ferramentas que podem ser essenciais para uma organização. Por meio deste guia, colocamos de uma forma bem simples dicas de como usar essas ferramentas, seus benefícios e em qual situação você poderá usá-las.

Legal, né!? Para saber sobre cada uma delas, dá uma olhadinha no que elaboramos para você.

CANVA

O Canva é um programa no qual você pode fazer artes para postagens, propagandas, banners, logotipos e muito mais, de maneira simplificada, intuitiva e gratuita. É uma excelente solução para a criação de peças gráficas para aqueles que não possuem um programa profissional, como Illustrator ou Photoshop. Por ser gratuito e por estar disponível em diferentes plataformas, inclusive no celular, a ferramenta se torna acessível para todas as pessoas.

A quantidade de templates prontos é muito facilitadora para iniciantes, já que o app possui um catálogo extenso e bem organizado, que facilita a busca pelo modelo desejado. O usuário pode pesquisar pelo formato de documento que quiser, como cartão, currículo, cartaz, convite, panfleto, mapa mental, infográfico, logotipo, apresentação de slides, entre outros. Além disso, é possível encontrar modelos prontos para redes sociais, segmentados entre Stories, feed, capa ou thumb do YouTube, por exemplo.

Todos os projetos que o usuário cria na plataforma ficam armazenados na nuvem da sua conta, o que permite revisitar as artes para continuar a edição posteriormente sem perder o trabalho.

ANÁLISE DE SWOT

Essa é uma ferramenta base amplamente utilizada em Planejamentos Estratégicos. Focamos nas Forças, Oportunidades, Fraquezas e Ameaças - (FOFA) – para traçar melhores caminhos e ações dentro do contexto inserido.

Strengths (Forças): quais são as vantagens internas da empresa em relação aos concorrentes?

Weaknesses (Fraquezas): quais são as desvantagens da empresa em relação aos concorrentes?

Opportunities (Oportunidades): quais são os fatores externos que ajudam a nos destacar?

Threats (Ameaças): quais são os fatores externos que atrapalham no nosso destaque?

Esse estudo do cenário foi desenvolvido na Universidade de Stanford nos EUA nas décadas de 1960 e 1970. Até os dias de hoje vem se mostrando como uma técnica eficiente para entender a concorrência e aprender a lidar com ela. Junto disso, durante a análise há um maior contato com a própria instituição, ajudando no autoconhecimento.

5W2H

O 5W2H é um checklist de atividades específicas que devem ser desenvolvidas com o máximo de clareza e eficiência por todos envolvidos em um projeto. Ou seja, é uma metodologia cuja base são as respostas para estas sete perguntas essenciais. Com estas respostas em mãos, você terá um mapa de atividades que vai te ajudar a seguir todos os passos relativos a um projeto, de forma a tornar a execução muito mais clara e efetiva.

Quando bem implementado, as dúvidas dão lugar à produtividade. Porque tudo ficará muito mais claro e a atribuição de atividades de cada colaborador será imediatamente beneficiada. Assim os envolvidos em um projeto específico saberão exatamente o que fazer, quando, onde, de que forma, etc. O resultado, além da economia de tempo e estresse, é uma sinergia que, hoje em dia, pode ser um importante diferencial estratégico para o seu negócio.

CICLO PDCA

O ciclo PDCA é um método gerencial para melhoria de processos, otimizando seu projeto. Pode ser usado em qualquer instituição, de organizações sem fins lucrativos a empresas privadas. Tem como base o método científico de René Descartes, sendo definido por Edward Deming na otimização da indústria japonesa.

O método consiste na divisão de etapas, definindo objetivos claros.

Na primeira etapa, P (Plan - planejar), é escolhido o plano de ação com suas respectivas metas, podendo usar ferramentas como o 5W2H.

Em seguida, D (Do - Executar), o Plano de Ação é posto em prática, procurando executá-lo da melhor forma. Muitas vezes é necessário buscar novos conhecimentos, fazendo com que os membros da instituição passem por uma capacitação.

Tendo os resultados do plano executado, na terceira etapa, C (Check - verificar), é medida a eficácia do plano definido em relação às suas metas estabelecidas. Identificamos o que contribuiu e o que atrapalhou na ação.

Por fim, na última etapa, A (Act - Agir), padronizamos as ações funcionais do plano inicial, assim sabendo o que pode contribuir no processo, criando um bom embasamento para o próximo Plano de Ação.

FLUXOGRAMA

O fluxograma é a representação gráfica da sequência das etapas de um processo e mostra, por meio de símbolos geométricos o que é realizado em cada etapa, os materiais ou serviços que entram e saem do processo, as decisões que devem ser tomadas e as pessoas envolvidas, delimitando o caminho que deve ser percorrido para entregar o melhor resultado através da execução do processo. É uma ferramenta utilizada para a organização de forma sequencial dos processos da empresa. Confere abaixo um exemplo:

Tipos de fluxogramas:

1. Diagrama de blocos

2. Fluxograma de processo simples

3. Fluxograma funcional

4. Fluxograma vertical

Como benefício, essa ferramenta deixa clara e padronizada a execução, melhora a comunicação, aumenta a produtividade e reduz retrabalhos e custos de operação.

Fluxogramas podem ser usados, por exemplo, em gerenciamento de processos, planejamento de projetos e desenvolvimento da comunicação entre as pessoas envolvidas.

ORGANOGRAMA

O organograma é uma representação gráfica das partes de uma organização. Em um ambiente corporativo, nos permite visualizar melhor a estrutura da organização de forma hierárquica e os fluxos de trabalho, facilitando e tornando mais claro o trabalho dos colaboradores. Veja um exemplo na imagem abaixo:

Tipos de organograma:

1. Organograma vertical

2. Organograma horizontal

3. Organograma circular

4. Organograma linear

5. Organograma funcional

6. Organograma em barras

7. Organograma matricial

Ter um organograma evita problemas de comunicação e pode servir de apoio para os novos integrantes entenderem melhor a organização como um todo.

Organogramas podem ser usados em diagnósticos administrativos, gerenciamento de processos e gerenciamento de projetos, por exemplo.

GRÁFICO DE CONTROLE DE PROCESSOS

Essa é uma ferramenta de qualidade usada para estudar como um processo muda de acordo com o tempo dentro de uma empresa. O gráfico acompanha a estabilidade de um processo dentro de uma organização e mostra se está sob controle, ou seja, se não há nada de anormal ocorrendo. Identificar essas “anormalidades” contribui para a melhoria de processos, pois destacam o exato período que se deve estudar o processo para aprender mais sobre ele.

Um gráfico de controle pode ser construído em três passos, são eles:

• Determinar o período de tempo apropriado para coletar e plotar dados;

• Coletar os dados;

• Construir o gráfico e analisar os dados obtidos.

Por meio dos resultados do gráfico de controle e do acompanhamento ao longo do período, é possível, além de identificar problemas de estabilidade, ter um direcionamento pra solução de problemas e corrigi-los, mesmo enquanto ocorrem.

EXCEL

O Excel já dispensa apresentações. São quase 30 anos de reconhecimento como o maior e melhor software de edição de planilhas/folhas de cálculo. Sua utilidade e sua versatilidade fizeram com que se tornasse uma peça amplamente difundida entre todo e qualquer tipo de instituição para registros, cálculos, gerências, fiscalização, etc. Hoje é requisito para muitas vagas de emprego e um diferencial no currículo.

São tantas as possibilidades do software que ficou necessário que fossem criados cursos da ferramenta. Além do tutorial disponível no site da própria desenvolvedora do Excel, a Microsoft, no YouTube há várias vídeo-aulas, além de inúmeros blogs didáticos e cursos on-line e presenciais, sendo até ensinado em algumas escolas e cursos de graduação.

SPSS

O SPSS (Solução de Produtos e Serviços de Estatística), é um software usado para capturar e analisar dados para criar tabelas e gráficos com dados complexos. A ferramenta é conhecida por sua capacidade de gerenciar grandes volumes de dados e é capaz de realizar análises de texto entre outros formatos.

O SPSS oferece estatísticas avançadas, além de muitas funções estatísticas básicas, ajuda na construção de modelos de previsão, ajuda a obter algumas informações úteis para a análise de texto e permite que você tire seus dados e crie facilmente uma ampla variedade de efeitos visuais, como diagramas de caixa radiais e gráficos de densidade.

Pode ser amplamente utilizado em análises de dados e diagnósticos.

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